Boas práticas no cadastro de produto
Se você comprar um produto para revender no seu estabelecimento cuja unidade de medida comercializada pelo fornecedor é diferente da unidade de medida comercializada e utilizada para controle de estoque do seu estabelecimento, elaboramos este artigo com dicas para realizar o cadastro de produto de forma mais eficiente e garantir o melhor uso do Hiper.
Acredite, esta realidade é vivida por muitos varejistas. Se o cadastro das informações não for feito da forma correta, pode causar confusão tanto ao dono do negócio quanto aos contadores no momento de informar ao fisco.
Dica 1 – Nunca altere sua unidade de medida principal
Como padrão, um produto possui uma única referência para medir o seu saldo em estoque, chamada de unidade inventariada, logo, todas as suas movimentações respeitam essa unidade de medida e atualizam o saldo dos produtos em estoque de acordo com ela. No Hiper, a unidade inventariada é cadastrada através da “unidade de medida principal do produto” na tela de cadastro de produtos.
Importante: Por boas práticas de mercado e por exigências fiscais e tributárias, deverá usar como unidade de medida principal do produto, a menor unidade de medida possível que será comercializada, levando em conta que no Hiper, a unidade de medida principal é também a unidade tributável (menor unidade comercializável).
Dica 2 – Faça a conversão da unidade de medida
Se no seu estabelecimento, você compra produtos em uma unidade de medida, mas comercializa em outra unidade de medida, então é necessário que você utilize o fator de conversão da unidade de medida, e você já deve fazer isso, no momento da entrada da Nota Fiscal de compra. Saiba mais neste artigo.
No Hiper, esta conversão é demonstrada através da área “pacotes/embalagens”, na tela de cadastro de produtos.
Mas afinal, como isso acontece na prática?
Imagine o seguinte cenário: no seu estabelecimento, você vende “Coca Cola”, que possui como unidade de medida principal “UN”. (A menor fração do produto comercializável)
Todo o controle de estoque deste produto é feito por UN, tanto as movimentações de entrada, saída, transferências internas, perda/roubo, devolução, entre outras movimentações, mas, o fornecedor vende para o seu estabelecimento na unidade de medida “Fardos – FD”, neste caso é, é necessário aplicar a dica “Faça a conversão da unidade de medida”.
- Unidade de Medida do Fornecedor = (Fardos = FD) (01 FD = 06 unidades).
- Unidade de Medida Principal da minha empresa = (Unidade = UN)
- Fator de Conversão = 06
Assim, utilizando a conversão de unidade de medida, ao dar entrada em 01 FD de Coca Cola, estará entrando no seu estoque 06 UN de Coca-Cola, como também será possível vender 01 FD de Coca Cola (escolhendo a unidade de medida de venda no momento do faturamento ou pelo código de barras), deste modo, estará saindo do seu estoque 06 UN de Coca-Cola, mesmo que na Nota Fiscal esteja demonstrada com a unidade de medida FD (fardo).
É importante lembrar que como boa prática, o Hiper exige a utilização de uma única unidade de medida principal, porém quanto aos pacotes/embalagens (conversões), é possível cadastrar quantos forem preciso de acordo com a necessidade de cada cliente, desde que não repita a sigla dos pacotes/embalagens.
Assim, o sistema controla o saldo em estoque da unidade de medida principal, e o custo unitário reflete também o valor na unidade de medida principal.
Perguntas e Respostas
Posso alterar a unidade de medida principal cadastrada no Hiper de um produto/item que já possui movimentações de estoque?
Atualmente sim, porém para atender às boas práticas de mercado e com a finalidade de seguir as exigências tributárias, em breve não será mais permitida a alteração de unidade medida principal de um item, caso o mesmo já possua movimentações.
Neste caso, é necessário configurar e cadastrar conversores de unidades através dos pacotes/embalagens. Saiba mais no artigo: Como criar um Conversor de Unidades/Pacotes disponível em nossa Central de Ajuda.
Caso não seja possível criar novas unidades de medidas através dos conversores (pacotes e embalagens), recomendamos que o produto seja inativado, na opção “situação” conforme imagem abaixo, criando um novo produto com as unidades de medida principal e pacotes/embalagens desejados, importante lembrar que neste caso, é necessário realizar os devidos ajustes de estoque manualmente.
Porque não será mais permitido fazer esta alteração?
Analisamos em nossa base de dados que através da troca de unidade de medida principal, que parece uma simples alteração de campo, uma série de informações são afetadas no Hiper, por exemplo:
- Controle de estoque;
- Controle de custo unitário dos produtos;
- Custo da mercadoria vendida (CMV) na DRE, e
- Movimentações no Arquivo de Integração Fiscal e SPED (Registro 0200, com as devidas movimentações).
Mudanças podem causar desconforto num primeiro momento, mas acredite, seguindo essas boas práticas você terá muitos ganhos na gestão diária do negócio, usará o Hiper da melhor forma, e com o tempo, esse novo fluxo se tornará rotina.
Importante: Para maiores informações tributárias e contábeis consulte o seu Contador.